Specificità della contestazione disciplinare ed efficacia probatoria della e-mail

La contestazione disciplinare a mezzo e-mail richiede la descrizione chiara, precisa e dettagliata dei fatti addebitati a garanzia del diritto di difesa del lavoratore. L’e-mail, seppur priva di firma – quale documento elettronico (ex art. 2712 c.c.) – fa piena prova dei fatti rappresentati, salvo disconoscimento formale, chiaro, circostanziato ed esplicito

Nota a App. Roma, IV Sez. lav., 14 gennaio 2026 n. 108 (R.G. n. 565/2024)

Fabrizio Girolami

La Corte d’Appello di Roma, con sentenza n. 108 del 14 gennaio 2026 ha affrontato la questione della legittimità delle sanzioni disciplinari (conservative del rapporto di lavoro) irrogate a un lavoratore subordinato, in servizio presso il Museo di “Villa Torlonia” di Roma con mansioni di “assistente di sala con divisa”, per asserite condotte di insubordinazione e ingiurie (aggressioni, minacce e insulti) alla propria coordinatrice.

Il lavoratore aveva negato le condotte addebitate, contestando la legittimità delle sanzioni, deducendo, tra l’altro, la violazione: a) dell’obbligo di “specificità della contestazione disciplinare”, comprovata dalle successive “integrazioni” che l’azienda gli aveva notificato in data successiva all’audizione; b) la violazione del “diritto di difesa”, per non essergli stata consegnata “copia dei documenti posti a fondamento delle contestazioni disciplinari”; c) la nullità delle contestazioni “per palese illogicità”. Il lavoratore aveva, inoltre, disconosciuto le e-mail allegate dal datore di lavoro, in quanto documenti “alterabili”, prodotti in formato “pdf” e senza alcuna certezza in ordine alla data di formazione.

A seguito di sentenza sfavorevole in primo grado, il lavoratore aveva proposto appello, lamentando, in particolare, che il giudice di primo grado non aveva valutato la genericità della contestazione e non aveva considerato il disconoscimento formale delle e-mail inerenti agli addebiti. Inoltre, il giudice non aveva considerato il clima persecutorio generato dal datore nei confronti del lavoratore, esacerbato da continue contestazioni disciplinari pretestuose e le conseguenze che tale clima persecutorio avevano determinato sul suo stato di salute.

La Corte territoriale, con la sentenza in commento, ha rigettato l’appello del lavoratore, osservando quanto segue:

• secondo la prevalente giurisprudenza (Cass. ord. 16.10.2024, n. 26836, in q. sito, con nota di M.P. GENTILI) in tema di procedimento disciplinare, la contestazione degli addebiti e il relativo grado di precisione risponde all’esigenza di consentire concretamente all’incolpato di “approntare la propria difesa”, sicché spetta al lavoratore, che si dolga della genericità della contestazione, chiarire in che modo ne sia risultato leso “il suo diritto di difesa” (Cass. 14.10.2022, n. 30271). La precisione della contestazione “risponde all’esigenza di consentire all’incolpato di predisporre la propria difesa”, sicché spetta al lavoratore, che assuma la genericità della contestazione, chiarire “in che modo sia stato leso il suo diritto di difesa”;
• la contestazione non obbedisce “ai rigidi canoni di specificità tipici dell’accusa nel processo penale”, ma “si modella in relazione ai principi di correttezza che informano il rapporto esistente fra le parti, rilevando l’idoneità dell’atto a soddisfare l’interesse dell’incolpato ad esercitare pienamente il diritto di difesa” (Cass. n. 6099/2017). A tal fine, il carattere della specificità è integrato “quando sono fornite le indicazioni necessarie ed essenziali per individuare, nella loro materialità, il fatto o i fatti nei quali il datore di lavoro abbia ravvisato infrazioni disciplinari o comunque comportamenti in violazione dei doveri di diligenza e fedeltà”;
• nel caso di specie, le contestazioni contenevano tutti gli elementi “per esercitare il proprio diritto di difesa”, essendo specificati “i giorni e il contesto – anche spaziale – in cui si sono verificati i fatti addebitati, le condotte ascritte e il soggetto destinatario delle stesse”. La circostanza che il lavoratore avesse ben compreso la portata degli addebiti si evinceva chiaramente dalla lettura delle “dichiarazioni difensive” in cui aveva reso le proprie giustificazioni;
• né ha inficiato la specificità degli originari addebiti il fatto che la società, a seguito dell’audizione del lavoratore, avesse “ulteriormente circostanziato le condotte imputate con successive comunicazioni integrative, cui è seguito, peraltro, un ulteriore termine a difesa”;
• le originarie contestazioni erano, infatti, senz’altro sufficienti a rendere edotto il lavoratore “delle condotte ritenute rilevanti sotto il profilo disciplinare, sì da consentirgli un’adeguata difesa” e le successive comunicazioni integrative avevano fornito “precisazioni di portata non essenziale rispetto alla esatta individuazione dei fatti addebitati e tali, pertanto, da non determinare alcuna lesione del diritto alla difesa e al contraddittorio”;
• il principio di immodificabilità della contestazione non può ritenersi violato “qualora, contestati atti idonei ad integrare un’astratta previsione normativa, il datore di lavoro alleghi, nel corso del procedimento disciplinare, senza modificare il nucleo essenziale delle originarie contestazioni, circostanze confermative o ulteriori prove, in relazione alle quali il lavoratore possa agevolmente controdedurre” (Cass. n. 8293/2019); pertanto, si ha modifica (non consentita) della contestazione disciplinare solamente “ove venga adottato un provvedimento sanzionatorio che presupponga circostanze di fatto nuove o diverse rispetto a quelle già contestate, non quando il datore di lavoro proceda ad un diverso apprezzamento e qualificazione dello stesso fatto”;
• nella fattispecie, la lettura delle originarie contestazioni “induce a ritenere che le stesse fossero già sufficientemente chiare in ordine al tempo e al luogo di realizzazione delle condotte, nonché al contenuto dei comportamenti posti in essere, come, peraltro, confermato dalle dichiarazioni difensive del lavoratore”; la circostanza che la società, nel corso del procedimento disciplinare, a seguito dell’audizione dello stesso, avesse ulteriormente specificato le contestazioni “senza in alcun modo modificarne il nucleo essenziale” e concedendo al lavoratore un ulteriore termine a difesa, non incide sulla valutazione di adeguatezza delle originarie contestazioni;
• quanto alla presunta mancata valutazione, da parte del giudice, del disconoscimento in ordine alle e-mail prodotte dal datore di lavoro, va considerato che, secondo la giurisprudenza di legittimità, la e-mail costituisce un “documento informatico”, ovvero un “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”; L’e-mail, pertanto, “seppur priva di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche, ovvero fra le rappresentazioni meccaniche indicate, con elencazione non tassativa, dall’art. 2712 c.c., e dunque forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale viene prodotta non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime” (Cass. ord. n. 25131/2024);
• inoltre, in tema di efficacia probatoria delle riproduzioni informatiche (art. 2712 c.c.), il disconoscimento – idoneo a farne perdere la qualità di prova, degradandole a presunzioni semplici – deve essere “chiaro, circostanziato ed esplicito, dovendosi concretizzare nell’allegazione di elementi attestanti la non corrispondenza tra realtà fattuale e realtà riprodotta” (Cass. ord. n. 34475/2025); nel caso di specie, il lavoratore non ha dedotto “alcun elemento concreto da cui desumere che il contenuto delle e-mail prodotte possa essere stato manipolato, adombrando meri dubbi in alcun modo circostanziati”;
• infine, con riferimento alla doglianza della mancata consegna al lavoratore della documentazione sottostante le contestazioni, va rilevato che l’art. 7 L. n. 300/1970 non prevede, nell’ambito del procedimento, l’obbligo per il datore “di mettere a disposizione del lavoratore, nei cui confronti sia stata elevata una contestazione di addebito di natura disciplinare, la documentazione aziendale relativa ai fatti contestati, restando salva la possibilità per il lavoratore medesimo di ottenere, nel corso del giudizio ordinario di impugnazione del licenziamento irrogato all’esito del procedimento suddetto, l’ordine di esibizione della documentazione stessa”. Il datore di lavoro è tenuto, tuttavia, ad “offrire in consultazione all’incolpato i documenti aziendali solo in quanto e nei limiti in cui l’esame degli stessi sia necessario al fine di una contestazione dell’addebito idonea a permettere alla controparte un’adeguata difesa” (Cass. n. 3820/2022);
• nel caso di specie, la deduzione è da ritenersi “assolutamente generica”, non essendo stati puntualmente “precisati i documenti la cui messa a disposizione sarebbe stata necessaria e quale rilievo avrebbero avuto ai fini della difesa”.

App. Roma 14 gennaio 2026 n. 108 (R.G. n. 565/2024)

IN FATTO E IN DIRITTO

Con ricorso depositato in data 18.3.2022 la (…) chiedeva al Tribunale, in funzione di giudice del lavoro, di accogliere le seguenti conclusioni:

in via principale, accertare e dichiarare la piena congruità, proporzionalità e legittimità delle sanzioni inflitte al sig. (…) pari a -rispettivamente – quattro ore di multa, quattro giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione e sei giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per le mancanze -rispettivamente – del 05.10.21, 09.10.21 e 19.10.21;

• in via meramente subordinata, ridurre ciascuna di tali sanzioni al numero di ore di multa e/o al numero di giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione ritenuti di giustizia”, con vittoria di spese.

Costituitosi in giudizio, (…) contestava il ricorso avversario, esponendo:

• di essere stato assunto a tempo indeterminato in data 29.4.2006, dopo un periodo in cui aveva lavorato sulla base di “contratti a progetto”;

• di svolgere le mansioni di “assistente di sala con divisa”, con inquadramento nel livello F1 L4 (ex B2);

• di essere stato adibito, per quanto rileva ai fini di causa, presso il sito “Villa Torlonia” dal maggio 2010 all’ottobre 2021;

• di prestare servizio dal novembre 2021 presso il sito “Musei Capitolini”, a seguito di trasferimento per incompatibilità ambientale;

• di ricoprire anche il ruolo di dirigente sindacale;

• di essere stato vittima di comportamenti persecutori da parte del datore di lavoro, tanto che, sin dall’anno 2014, la società gli aveva mosso alcune contestazioni disciplinari, poi sistematicamente archiviate.

Così descritto il clima lavorativo, il (…) negava i comportamenti addebitati e contestava la legittimità delle sanzioni inflitte deducendo:

la “violazione dell’obbligo di specificità della contestazione disciplinare”, provata dalle successive integrazioni che l’azienda ricorrente gli aveva notificato in data successiva all’audizione dell’8.11.2021;

la “violazione del diritto di difesa del lavoratore”, per non essergli stata consegnata “copia dei documenti posti a fondamento delle contestazioni disciplinari”;

la “nullità delle contestazioni per palese illogicità”.

Il lavoratore disconosceva altresì le e-mail allegate al ricorso avversario, in quanto documenti “alterabili”, prodotti in formato pdf e senza alcuna certezza in ordine alla data di formazione. Pertanto, così concludeva:

“- rigettare il ricorso di parte avversa in quanto infondato in fatto e diritto per i motivi esposti nel presente atto;

• e per l’effetto, annullare il provvedimento disciplinare notificato il 10.01.22 in quanto illegittimo per i motivi in fatto e diritto esposti nelle premesse del presente atto”, con vittoria di spese in favore dell’Avvocato (…), antistatario.

All’esito del giudizio – in cui venivano escussi i testi – il Tribunale, in parziale accoglimento del ricorso, così decideva:

“dichiara la legittimità delle sanzioni conservative inflitte al (…) in data con missiva datata 21.12.2021, pari a 4 e 6 giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione;

dichiara l’illegittimità della sanzione della multa per 4 h inflitta con missiva datata 21.12.2021;

condanna il (…) alla rifusione dei 2/3 delle spese di lite in favore della società ricorrente, liquidati (i 2/3) in Euro 3.091,00 oltre rimborso spese al 15% iva e cap, compensando fra le residuo un terzo”.

Avverso tale decisione proponeva appello (…), lamentando:

• “L’omessa valutazione del giudice di primo grado di un fatto storico fondamentale ai fini della decisione – ossia, il clima generato dal datore di lavoro negli ultimi anni nei confronti del lavoratore (appellante) esacerbato da continue contestazioni disciplinari – (n. 8 tra il 2017 ed il 2022) addebitategli pretestuosamente”;

• “L’omessa considerazione del Giudice di Primo Grado sulle conseguenze che ha generato il clima persecutorio innescato dal datore di lavoro dal 2017 sullo stato di salute del lavoratore, provato dalla copiosa documentazione medica versata in atti in primo grado, (doc.n.5, fascicolo di primo grado in all.to alle memorie difensive zip I, doc. n. 14 a 17)”;

• “La palese illogicità della sentenza di primo grado. Se uno dei fatti contestati dal datore di lavoro e posti a fondamento dell’impugnata sanzione disciplinare – (episodio presunto asserito del 05.10.21) – non è censurabile perché’ non avvenuto e non provato dal datore di lavoro, come i precedenti 7 già archiviati dallo stesso, come possono essere veritieri gli altri due episodi addebitati al lavoratore nella sentenza appellata sempre in ragione delle asserzioni della stessa coordinatrice del sito”;

• “L’omessa ed erronea motivazione da parte del Primo Giudice su un punto decisivo della controversia”, avendo il Tribunale ignorato “la violazione dei criteri di specificità, immediatezza, dell’art. 24 Costit., l. n. 300 art. 7 e ss., diritto alla difesa del lavoratore, del corretto svolgimento del procedimento disciplinare, dell’art. 58 del CCNL applicato, nonché violazione dei principi correttezza e buona fede contrattuale, artt. 1175, 1375 c.c.”: nello specifico, l’appellante censurava la sentenza impugnata:

(a) laddove il Tribunale non aveva considerato che l’esigenza per il datore di lavoro di precisare l’addebito contestato in prima battuta comportava “di per sé l’implicita assenza di specificità degli addebiti mossi al lavoratore con la contestazione disciplinare d.d. 13.10.21”, evidenziandosi che, comunque, l’integrazione non sanava l’imprecisione;

(b) laddove il primo giudice aveva ritenuto l’immediatezza degli addebiti contestati al lavoratore, asserendo più volte: “(…) tenuto conto dell’immediatezza con la quale la (…) ha provveduto a segnalare l’accaduto alla direzione del personale (…)”; secondo l’appellante, “i presunti documenti informatici prodotti da parte avversa, i quali dovrebbero provare che la Signora (…) ha provveduto nell’immediatezza a segnalare l’accaduto alla Direzione del Personale, sono privi di ogni riscontro quanto a data, contenuto, firma, si presentano come pezzi di carta che chiunque potrebbe avere scritto, soprattutto in qualsiasi momento, perché tutti privi anche soltanto di un protocollo che consenta di individuarli e collocarli spazio-temporalmente”; erroneamente il giudice non aveva dato alcun rilievo al disconoscimento formale in primo grado;

(c) laddove la sentenza gravata aveva omesso di considerare che il lavoratore aveva chiesto la documentazione sottesa alle contestazioni e il datore di lavoro non gliele aveva consegnate;

• “l’omessa valutazione del giudice di prime cure delle circostanze pacificamente ammesse da parte avversa in seguito alla mancata contestazione della pec d.d. 3.12.21, riportata integralmente nella memoria difensiva del lavoratore in primo grado”; e dunque, l’omessa considerazione del clima generato dal datore di lavoro nei confronti del lavoratore, esacerbato da continue contestazioni disciplinari pretestuose e le conseguenze che tale clima persecutorio avevano determinato dal 2017 sullo stato di salute del lavoratore;

• l’erronea ed omessa valutazione delle prove acquisite, attribuendo esclusivamente valore alle dichiarazioni rese dalla coordinatrice (…) nonostante le precedenti sanzioni disciplinari archiviate nei suoi confronti fossero “a sua firma”. Chiedeva, pertanto, in riforma della sentenza impugnata, l’annullamento del provvedimento disciplinare notificato il 10.01.22 in quanto illegittimo, con vittoria delle spese da distrarsi.

Si costituiva in giudizio la società appellata, sostenendo l’inammissibilità dell’appello e, comunque, la sua infondatezza; chiedeva, quindi:

“-a) rigettare integralmente l’appello perché inammissibile ed infondato in fatto ed in diritto;

-b) in via meramente subordinata, nella denegata ipotesi le sanzioni in contestazione fossero ritenute sproporzionate, ridurre ciascuna di esse al numero di giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione ritenuto di giustizia”, con vittoria di spese.

All’udienza del 14.1.2026, sulle conclusioni come in atti, la causa veniva decisa con lettura della presente sentenza.

1. L’atto di gravame – sebbene, effettivamente, di difficile lettura, in quanto in parte disorganico e parzialmente ripetitivo (i punti b) e c) delle pagine 15 e 16 sono ripresi alle pagine 21 e 22, sub punto IV) – non è nella sua interezza inammissibile, posto che, dopo una prima parte interamente riproduttiva della comparsa di primo grado (dalla pagina 2 a alla pagina14), il ricorso in appello contiene una seconda parte, la cui lettura non formalistica consente di cogliere i punti della decisione oggetto di impugnazione e le doglianze dell’appellante al ragionamento del Tribunale, così come innanzi sintetizzate.

2. Per chiarezza espositiva giova premettere quanto segue.

Risulta dagli atti che la società ha proposto ricorso giudiziale ex art. 414 c.p.c. al fine di ottenere l’accertamento della legittimità delle sanzioni disciplinari inflitte al dipendente (…) per i fatti occorsi in data 5.10.2021, 9.10.2021 e 19.10.2021, corrispondenti – rispettivamente – a quattro ore di multa, quattro giorni di sospensione e sei giorni di sospensione, previa contestazione del 13.10.2021 (con riferimento ai primi due addebiti) e del 20.10.2021 (con riferimento ai fatti del 19.10.2021), contestazioni “integrate” con missiva del 26.11.2021, previa riassegnazione dei termini a difesa.

Il Tribunale ha accertato – con statuizione non attinta da censure e, pertanto, ormai definitiva – l’illegittimità della sanzione della multa per 4 ore inflitta – con riferimento ai fatti del 5 ottobre 2021 – con missiva datata 21.12.2021.

Oggetto del presente giudizio sono, dunque, unicamente le sanzioni conservative inflitte al (…) con la comunicazione datata 21.12.2021 pari a 4 e 6 giorni di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione.

1. L’appello non merita accoglimento.

4.1. Per ragioni di ordine logico giova esaminare innanzi tutto le doglianze con cui il (…) ha censurato la sentenza impugnata laddove ha ritenuto che la contestazione disciplinare non difettasse di specificità e che le integrazioni successive fossero legittime ed ammissibili, “essendo stato ritualmente assegnato al dipendente un ulteriore termine a difesa”.