Comunicazione di assenza tramite WhatsApp e illegittimità della sanzione disciplinare

Nel rapporto di lavoro il mancato utilizzo di modalità formali non assume rilievo decisivo, in assenza di effettivi o almeno potenziali (ma potenzialmente concreti) disguidi organizzativi.

Nota a Trib. Udine 13 aprile 2026, n. 167

Fabrizio Girolami

È illegittima la sanzione disciplinare (conservativa) della “sospensione dal lavoro” e dalla “retribuzione per 2 giorni” irrogata a una lavoratrice che – essendo impossibilitata a rientrare in servizio dopo un periodo di ferie per motivi di salute – ha comunicato il prolungamento della propria assenza tramite “WhatsApp”, laddove tale forma di comunicazione (in mancanza di tassative direttive aziendali sulle modalità di comunicazione da seguire) raggiunge lo “scopo” (organizzativo) di informare il datore di lavoro (e di predisporre le necessarie sostituzioni sul lavoro) e non comporti “effettivi” o “almeno potenziali” (ma potenzialmente “concreti”) disguidi organizzativi.

È l’importante principio stabilito dal Tribunale di Udine, in composizione monocratica, con la sentenza n. 167 del 13.4.2026 che, ai fini della valutazione della rilevanza disciplinare della condotta del lavoratore, conferma la prevalenza della “sostanza” (raggiungimento dello scopo, ossia l’informazione del datore di lavoro) rispetto alla “forma” (rispetto delle modalità procedurali interne).

Nel caso di specie, una lavoratrice dipendente di una cooperativa (avente a oggetto le attività di trasporto e cura di persone con disabilità), con qualifica di operaio part-time e con mansioni di assistente accompagnatore di persone con disabilità (livello A2, ccnl Cooperative Sociali), aveva agito giudizialmente lamentando l’illegittimità della sanzione disciplinare (sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per 2 giorni) irrogatale dalla società datrice di lavoro.

In particolare, la lavoratrice aveva richiesto e ottenuto ferie (dal 13 al 24.10.2025) per sottoporsi a visite mediche, trasmettendo anche la relativa documentazione sanitaria. Successivamente, aveva comunicato il prolungamento dell’assenza tramite l’applicazione di messaggistica istantanea WhatsApp (per il protrarsi degli accertamenti sanitari), ricevendo espressa autorizzazione (stesso mezzo) da parte di un referente aziendale, il quale comunicava che avrebbe provveduto alla sua necessaria sostituzione sul posto di lavoro.

Nonostante ciò, la cooperativa aveva qualificato l’assenza dal lavoro della dipendente come “ingiustificata”, ritenendo inadempiuti gli oneri di preavviso e le “prassi aziendali” sulle modalità formali di comunicazione delle assenze (richiesta e-mail, preferibilmente seguita da una telefonata al referente aziendale per conferma della conoscenza della richiesta da parte di quest’ultimo).

Il Tribunale udinese, con la sentenza in commento, ha accertato e dichiarato l’illegittimità della sanzione disciplinare irrogata, affermando, tra l’altro, quanto segue:

• in tema di sanzioni disciplinari, il datore di lavoro (a norma dell’art. 5, L. n. 604/1966) ha l’onere di provare la condotta che ha determinato l’irrogazione della sanzione disciplinare e può limitarsi, nel caso in cui l’addebito sia costituito dall’assenza ingiustificata del lavoratore, a provare il fatto, nella sua oggettività, mentre grava sul lavoratore l’onere di provare elementi che possano giustificarlo (cfr., in tal senso, Cass., ord. 22.6.2018, n. 16597);
• nel caso di specie, la lavoratrice – tramite i messaggi WhatsApp – ha offerto prova sia della comunicazione dell’assenza (raggiungendo lo scopo previsto di informare il datore di lavoro), sia della “autorizzazione” ricevuta dal referente aziendale;
• il mancato utilizzo di più formali procedure di interlocuzione – in assenza di precise deduzioni su effettivi o almeno potenziali (ma potenzialmente “concreti”) disguidi che questo può aver causato e in mancanza di “tassative direttive sulle modalità di comunicazione da seguire” – appare “questione recessiva rispetto alla sostanza di una esigenza personale di salute comunicata tempestivamente e sul cui rilievo non erano state sollevate obiezioni ma, anzi, era stato dato espresso riscontro”;
• in tale contesto, il comportamento del referente aziendale e i contenuti delle risposte ai messaggi della lavoratrice hanno determinato nella lavoratrice un “legittimo affidamento” in merito alla liceità della condotta tenuta, escludendo così la sua “colpevolezza” (cfr. Cass 24.3.2025, n. 7826);
• pertanto, il mancato rispetto delle modalità procedurali interne non è, di per sé, sufficiente a giustificare una sanzione disciplinare, ove non sia ravvisabile un concreto pregiudizio per l’organizzazione dell’azienda; ciò vale, a maggior ragione, quando è lo stesso comportamento del datore di lavoro (i.e. la condotta attiva e rassicurante del referente aziendale) che ha ingenerato nel lavoratore un legittimo “affidamento” circa la liceità della propria condotta;
• la sanzione disciplinare risulta, dunque, “sproporzionata” e violativa dei principi codicistici di “correttezza” e “buona fede” (artt. 1175 e 1375 c.c.).

Trib. Udine 13 aprile 2026, n. 167