Con Risposta 1° marzo 2023, n. 226, l’Amministrazione Finanziaria ha ribadito che per i dipendenti trasfertisti è possibile conservare solo le copie digitali delle note spese e dei relativi giustificativi cartacei, purché riferiti a trasferte nei paesi dell’Unione Europea.
Nota a Risp. AdE 1° marzo 2023, n. 226
Stefano Quaranta
L’Agenzia delle Entrate è stata chiamata, nella Risposta in esame, ad esprimersi sulla possibilità di dematerializzare i documenti connessi a trasferte di dipendenti che una società intendeva attuare tramite una procedura di creazione, gestione e conservazione in formato completamente digitalizzato delle note spese e dei relativi giustificativi.
In sintesi, l’istante riteneva che le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti esteri eurounitari (UE) potessero considerarsi, ai sensi dell’art. 39, co. 3, D.P.R. n. 633/1972, come documenti originali non unici ed essere, a norma del D.Lgs. n. 82/2005, oggetto di dematerializzazione e contestuale distruzione delle versioni cartacee delle stesse. Per lo stesso motivo, anche le ricevute taxi e i titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico avrebbero potuto ricevere il medesimo trattamento. Al contrario, le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra UE, configurandosi come documenti ”originali unici”, in quanto non esistente con detti Paesi una reciproca assistenza in materia fiscale e non avendo l’amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso di terzi, non avrebbero potuto essere oggetto di dematerializzazione, ma avrebbero dovuto essere conservati in modalità cartacea secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
L’Agenzia ha risposto richiamando la propria precedente documentazione di prassi circa la corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e conservazione (cfr. Risoluz. 10 aprile 2017, n. 46/E, Circ. n. 5/2018, Risoluz. 21 luglio 2017, n. 96/E, e le Risposte ad interpello nn. 388, 403 e 417 del 2019 e n. 740/ 2021); Più nel dettaglio, viene ricordato che la Risposta n. 417/2019 aveva chiarito che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, al pari delle note spese in formato cartaceo, è quella di documenti originali non unici e, pertanto, documenti per i quali è possibile risalire ai loro contenuti originari attraverso altri documenti di cui sono obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se detenuti presso terzi, per la cui conformità non occorre l’intervento di certificazione da parte di un pubblico ufficiale.
Discorso diverso deve essere fatto per quei documenti privi delle caratteristiche suddette, ivi compresi quelli con le caratteristiche in questione, ma provenienti da soggetti extra UE, con i quali non esista una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non siano inclusi in una “white list”, per i quali occorre inevitabilmente il rilascio di un’apposita certificazione ad opera di un pubblico ufficiale ex art. 4, co. 2, D.M. 17 giugno 2001.
In definitiva, ad avviso dell’Agenzia, nell’ambito della nota spese prodotta dal dipendente trasfertista, a seguito di dematerializzazione, è possibile procedere alla contestuale distruzione delle versioni cartacee esclusivamente dei ”documenti analogici non unici”, ovvero per documenti come fatture e documenti ad esse fiscalmente assimilabili emesse da soggetti esteri UE, incluse quelle rilasciate dai tassisti, nonché dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico. In assenza di tali requisiti, è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, pena la preclusione della distruzione delle versioni cartacee dei ”documenti unici” e, dunque, dei giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri extra UE.